Privacyverklaring Stichting Vlietrand Golf Rijswijk
1. Begripsbepaling
In dit document wordt verstaan onder:
St. Vlietrand Golf Rijswijk (hierna te noemen SVGR) gevestigd te Rijswijk en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 56697171;
App, de verzameling van officieel door de SVGR aangewezen applicaties die worden ingezet om de ledenadministratie en golf gerelateerde activiteiten te verzorgen;
Persoonsgegevens, betreft ieder gegeven dat direct of indirect herleidbaar is tot een individu ongeacht het type gegeven. Voor- of achternaam, (e-mail)adres, lidnummer, foto’s, video’s, gedrag en golfhandicap zijn allemaal voorbeelden van Persoonsgegevens;
Verwerken, betreft iedere handeling die betrekking heeft op een Persoonsgegeven. Hierbij kan gedacht worden aan het verzamelen, bewaren, verplaatsen, wissen, doorsturen, aanpassen, maar ook aan het kwijtraken of vernietigen van Persoonsgegevens;
Lid, zoals omschreven in de statuten van de SVGR, een Lid beschikt over geautoriseerde toegang (persoonlijk account, bestaande uit een unieke combinatie van lidnummer en wachtwoord);
Vrijwilliger, is degene die via de Website en/of App als zodanig bekend is gesteld en beschikt over
geautoriseerde toegang. Tot deze groep kunnen ook eventueel inhuurkrachten behoren;
Bezoeker, is degene die van de Website en/of App gebruik maakt, en zeer beperkte mogelijkheden heeft om content te Verwerken. Een Bezoeker beschikt niet over geautoriseerde toegang;
Beheerder, is de persoon die door het SVGR bestuur is geautoriseerd om Persoonsgegevens te verwerken en/of IT-onderhoudswerkzaamheden uit te voeren aan Website en/of App. Het wijzigen van persoonsgegevens is voorbehouden aan degene die over de autorisatie beschikt;
Gebruiker, iedere willekeurige gebruiker van de Website en/of de App. Een Gebruiker kan zijn: Lid, Vrijwilliger of Bezoeker;
2. Algemeen
2.1 SVGR is verantwoordelijk voor het verwerken van Persoonsgegevens van haar Gebruikers. In
deze Privacyverklaring wordt beschreven hoe deze gegevensverwerking geschiedt en voor welke
doeleinden deze gegevens worden verwerkt.
2.2 Als een Gebruiker niet met deze Privacyverklaring akkoord gaat, wordt men verzocht de Website
en/of App niet te gebruiken dan wel zich niet te laten inschrijven als Lid en dit te melden aan SVGR.
3. Verwerking van Persoonsgegevens
3.1 Volgens de wet mogen Persoonsgegevens alleen verwerkt worden voor duidelijk omschreven en rechtmatige doeleinden. Die rechtvaardiging bestaat in het geval van SVGR uit:
a) een noodzakelijke verwerking om een gerechtvaardigd belang te dienen;
b) de uitdrukkelijke toestemming van een betrokkene;
c) het uitvoeren van een contract met een betrokkene; of
d) het voldoen aan een wettelijke plicht.
3.2 Beheerders kunnen Persoonsgegevens binnen de Website en/of App aanpassen, inzien, verwijderen e.d.
3.3 Iedere Beheerder en Vrijwilliger dient een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen. Deze verklaring regelt de wijze waarop met vertrouwelijke informatie (als Persoonsgegevens) dient te worden omgegaan.
3.4 Gebruikers kunnen Persoonsgegevens alleen inzien en/of gebruiken. Welke Persoonsgegevens een specifieke Gebruiker kan inzien hangt af van zijn/haar functie binnen SVGR.
3.5 Een Lid kan de eigen Persoonsgegevens in beperkte zin Verwerken. Dit betreft bijvoorbeeld het invullen van Persoonsgegevens tijdens de inschrijving bij SVGR en het eventueel wijzigen van de eigen Persoonsgegevens (b.v. telefoonnummer, e-mail) via het account, het bekijken van foto’s en video’s en het bekijken van Persoonsgegevens in de App.
3.6 De SVGR verzamelt Persoonsgegevens van haar Gebruikers die via de Website en/of App Persoonsgegevens verstrekken aan de SVGR in het kader van een verzoek om (nadere) informatie, het plaatsen van een reactie en/of de inschrijving als Lid. Deze verzameling vindt bijvoorbeeld plaats in de volgende gevallen:
a) Bij een bezoek aan de Website of bij gebruik van de App slaan de servers automatisch informatie op, zoals URL, IP-adres, browsertype en -taal, datum en tijd van het bezoek (‘Bezoekgegevens’);
b) Voor een verzoek om (nadere) informatie, het plaatsen van een reactie en/of het aanmelden voor de digitale nieuwsbrief verwerkt SVGR de daarvoor door de Gebruiker verstrekte contactgegevens (zoals naam, geslacht, adres, telefoonnummer en e-mailadres);
c) Om zich in te schrijven als Lid via de Website en hierbij door SVGR ondersteund te worden, dient een Lid verplicht diens volledige naam, geslacht, geboortedatum, adres, (geheime) telefoonnummer, e-mailadres en financiële gegevens, waaronder rekeningnummer te verstrekken.
3.7 SVGR kan de Persoonsgegevens tevens gebruiken om haar Gebruikers op de hoogte te stellen van producten, diensten en/of activiteiten van SVGR die voor de desbetreffende Gebruiker interessant zouden kunnen zijn. Als het gaat om commerciële berichten zal toestemming van gebruiker worden gevraagd.
4. Doeleinden verwerking persoonsgegevens
4.1 De verstrekte Persoonsgegevens worden door SVGR en haar leden uitsluitend verwerkt ten behoeve van de uitvoering van haar doelstellingen, zoals genoemd in de statuten. In de praktijk worden Persoonsgegevens van betrokkenen dan Verwerkt voor het kunnen uitvoeren van haar verenigingsactiviteiten, zoals:
- het voeren van haar ledenadministratie en de (factuur)administratie van donateurs, relaties en sponsors;
- het faciliteren van de golfsport, waaronder de deelname aan wedstrijden, competities, trainingen, toernooien en het beheer van teams;
- het beheer en de exploitatie van de accommodatie;
- het informeren van leden over de activiteiten en organisatie van SVGR, onder meer via elektronische post, op de Website of via de App;
- het uitvoering geven van de Statuten en reglementen;
- de afhandeling van klachten en de registratie van incidenten;
- het beoordelen van de aanvraag van lidmaatschap of Vrijwilliger;
- het aanbieden en beheren van besloten Website en Apps voor haar leden en Vrijwilligers en om, bijvoorbeeld door middel van cookies, informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van Website en Apps;
- het waarborgen van veiligheid en goede sfeer op de accommodatie van SVGR of ten behoeve van evenementen van SVGR;
- het verrichten van analyses van Persoonsgegevens ten behoeve van statistische en wetenschappelijke doeleinden.
5. Doorgifte aan derden
Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met, en verwerkt door derden, waaronder bijvoorbeeld, de automatiseerder voor het hosten van SVGR website, leveranciers ten behoeve van de uitvoering van door de SVRG afgenomen diensten en producten, en de NGF voor zover dat noodzakelijk is.
6. Cookies en Links naar en cookies op websites van derden
6.1 SVGR maakt gebruik van zogenaamde ‘cookies’ en `links`. SVGR gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Rijswijkse golfclub gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die uw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden. Bij uw eerste bezoek aan onze website hebben wij u al geïnformeerd over deze cookies en toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.
Links worden gebruikt om naar andere website te verwijzen of binnen de site naar een specifiek artikel of pagina te linken.
6.2. Op de Website zijn links naar websites van derden opgenomen. Wanneer Gebruikers deze websites bezoeken, zijn de privacy verklaringen van deze derde partijen van toepassing. SVGR is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop door derden mogelijk met Persoonsgegevens van Gebruikers wordt omgegaan dan wel voor de cookies die worden gebruikt op deze websites van derden.
7. Rechten betrokkenen
De Gebruiker heeft onder meer het recht om zijn of haar verzamelde Persoonsgegevens in te zien en zo nodig aan te (laten) passen, aan te vullen en/of te (doen) verwijderen en het recht deze te laten beperken, onder voorwaarden deze te kunnen overdragen en het recht om bezwaar te maken. De Gebruiker kan de eigen Persoonsgegevens zelf inzien en sommige gegevens zelf verwerken via zijn/haar persoonlijk account, bereikbaar via de Website. Daarnaast kan de Gebruiker een verzoek met betrekking tot zijn/haar persoonsgegevens doen via secretariaat@vlietrandgolf.nl
8. Beveiliging
De SVGR zal adequate technische en organisatorische maatregelen treffen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Gegevens zijn veelal opgeslagen in beveiligde systemen met wachtwoorden en beveiligde back-ups. Ondanks het feit dat de SVGR alle mogelijke beveiligingsmaatregelen heeft genomen en zal nemen, zijn aan de verwerking van persoonsgegevens via het internet risico’s verbonden die inherent zijn aan het internetgebruik in het maatschappelijk verkeer.
9. Klachten
Ingeval van een klacht over de verwerking van persoonsgegevens wordt betrokkene verzocht hierover direct contact op te nemen met de SVGR via secretatiaat@vlietrandgolf.nl. Betrokkenen hebben altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat is de Nederlandse toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
10. Wijzigingen van deze privacyverklaring
Het kan voorkomen dat de SVGR deze privacyverklaring in de toekomst wijzigt. Van belangrijke wijzigingen worden Gebruikers op de hoogte gebracht, bijvoorbeeld door middel van een emailbericht of een bericht op de Website of in de Apps.
11. Contact
Ingeval van vragen of opmerkingen over deze Privacyverklaring, kan contact worden opgenomen via secretariaat@vlietrandgolf.nl